일 잘하는 법, 마이크로소프트에서 배운다 1 / 줄리 빅

일 잘하는 법, 마이크로소프트에서 배운다

(ALL I REALLY NEED TO KNOW IN BUSINESS I LEARNED) 1 / 줄리 빅

 

4. 효과적인 의사소통은 메시지를 간결하게 전달하는 것뿐만 아니라, 상대방이 당신의 메시지를 정확하게 이해했는지를 확인하는 것까지를 의미한다. 그리고 자신의 의견을 상대방이 받아들이도록 적절한 방법으로 설득하는 것도 포함한다. 어떤 때는 목소리를 높이고 소리를 지르는 방법이, 또 어떤 때는 부드러운 속삭임이 적절한 경우가 있다. 언제 어떤 방법을 이용할지를 정확히 판단하는 것, 이것이야말로 효과적인 의사소통의 핵심이다.

 

CHAPTER onE 말을 잘 하려면

 

#개성 있는 스타일은 어디서든 깊은 인상을 준다.

 

-프레젠테이션이나 회의 혹은 협상을 할 때는 자신만의 고유한 스타일을 가지는 것이 필요하다. 다른 사람의 스타일이 좋아 보인다고 해서 무작정 남을 따라하는 것은 결코 바람직하지도 오래가지도 못한다. 아무리 많은 시간과 노력을 투자하더라도 그 사람과 동일한 효과를 거둘 수는 없기 때문이다./

 

마이크로소프트의 수석 부사장인 스티브 발머Steve Ballmer는 독특한 개성의 소유자로서 의사소통에 있어서도 그만의 스타일이 드러난다. 그는 좋은 일, 나쁜 일 가리지 않고 언제나 지나칠 정도로 흥분한다. 그가 말할 때 뿜어내는 에너지는 수십 명의 열기를 합친 것보다도 더 강렬하게 느껴질 정도이다. 특히 무엇인가를 강조할 때면 같은 말을 세 번씩이나 되풀이하여 외치고, 그러면서 한 쪽으로 다른 손바닥을 세게 치는 버릇이 있다. 그런 방법으로 그는 회의 때마다 마이크로소프트의 영업 사원 전체가 모인 자리에서 분위기를 순식간에 사로잡곤 했다.

 

언젠가 이를 본 몇몇 관리자들이 그를 따라하기 시작했는데, 결국에는 비웃음을 사고 말았다. 어떤 관리자가 중요한 회의에서 스티브처럼 흥분하고, 소리를 지르며 같은 말을 반복했는데, 그걸 본 사람들은 그가 스티브를 따라하는 농담을 하고 있다고 생각했는지 진지한 순간에 일제히 웃음을 터뜨리고 만 것이다.   

 

그리고 스타일을 바꾸려고 하는 경우에도새로운 업무를 시작하는 첫날 변화를 시도하는 것은 되도록 피해야 한다.209쪽

 

#질문의 진짜 의도는 따로 있다

 

-프로이드는 ‘때로 담배는 그냥 담배일 뿐이다.’라고 말했다. 질문도 똑같다. 어떤 때는 질문이 그냥 평범한 답을 요구하는 것일 수 있다. 그러나 때때로 질문은 당신에게 어떤 제안을 하거나, 당신이 잊고 있는 점을 상기시켜 주기 위한 것일 수도 있다. 그리고 어떤 질문은 당신을 비난하거나 거꾸로 당신을 돋보이게 하려고 일부러 계획한 의도적인 것일 수도 있다. 누군가 질문을 하면 그 사람의 의도가 무엇인지 생각해 보는 습관이 필요하다.

 

 # 집요하게 파고들면 신뢰를 얻는다.

 

-세부 사항은 진실을, 숫자는 사실을 내포한다. 회의에서 자신의 아이디어를 피력할 때나 질문에 대답할 때 혹은 논쟁에서 승리하고자 할 때, 보다 자세하고 집요하게 파고들어 가라. 그러면 신뢰를 얻을 수 있다.

 

자세하게, 그리고 듣는 사람이 지류해하지 않을 만큼 다양한 정보와 답변을 제공한다. 214쪽

 

# 균형 잡힌 시각과 객관성을 유지하라.

 

- 적극적으로 제품을 판매할 때가 있고, 단순히 소개만 해야 할 때가 있다. 단순히 소개만 하는 것이 목적이라면, 상대방이 바람직한 결정을 내릴 수 있도록 균형 있는 관점을 제시하고, 장점과 함께 결점도 객관적으로 설명해 주어야 한다.

 

마케팅팀의 스티브 브리즈랜드Steve Bridgeland는 소프트웨어 박람회에서 짧은 시간 안에 제품을 소개해야 할 때 대단히 열정적으로 제품의 장점들을 설명한다.

 

때때로 흥분하기도 하고, 필요할 때는 훌륭한 연기자가 되기도 한다. 그런 곳에서의 자신의 임무는 고객에게 제품에 관한 모든 것을 알리는 것이 아니라, 고객의 구매욕을 자극하는 데 필요한 정보를 효과적으로 전달하는 것이란 사실을 분명히 이해하고 있기 때문이다.   

 

반면 회사 내에서 제품 개발 제안서를 설명할 때는 완전히 다른 사람이 된다. 침착하고 냉철한 분위기로 대단히 분석적인 관점을 유지한다. 제품에 관한 최선의 의사결정을 내려야 하는 자리라는 사실을 잘 알고 있기 때문에 그는 명확하고 분석적인 태도로 제품에 대한 객관적 ‘사실’만을 제시하는 것이다.

 

제품의 장점과 단점을 치밀하게 분석할 뿐만 아니라 위험 요소와 경쟁사의 대응까지 예상해서 차분히 설명한다. 어느 것 하나라도 놓치거나 빠뜨리지 않기 위해 애쓰며, 자신의 논리에 혹시라도 허점이 있는 것은 아닌지 철저하게 고민한다.

 

그의 이러한 태도 때문에 회의 참석자들은 한 발 물러서서 객관적인 시각을 유지할 수 있으며, 최대한 합리적인 관점에서 그의 아이디어를 받아들일 것인지 여부를 면밀히 검토할 수 있게 되는 것이다. 216쪽  

 

* 칭찬은 남 앞에서 그러나 질책은 따로 불러서

 

-누군가로부터 ‘수고했어요. 이번 일 정말 훌륭했어요.’라는 말을 들으면 진짜 기분이 좋다. 상사에게도 이 사실이 알려진다면 더욱 기분 좋을 것이다. 이처럼 누군사가 일을 훌륭하게 처리했다면 가능한 한 많은 사람에게 알려라. 그러나 당신의 아랫사람이 실수를 했을 경우에는 절대로 공개적인 자리에서 그를 비난해서는 안 된다. 그럴 때는 반드시 개인적으로 불러서 야단쳐야 한다. /[...]

 

만약 여러 사람 앞에서 공개적으로 질책을 받는다면 당황하여 상사의 이야기에 집중할 수 없었을 것이다. 이렇게 충고나 질책을 할 때는 따로 불러서 이야기를 해야 훨씬 분명하게 메시지를 전달할 수 있다.
 

#피드백은 구체적인 것으로 그리고 실천 가능한 것으로

 

-피드백은 분명하고 구체적이며 실행 가능해야 한다. 직원의 업무 실적에 관한 것이든, 광고 회사에서 제출한 아이디어에 대한 것이든, 어느 분야에서나 마찬가지다./

 

한번은 내 친구의 상사가 그의 실적을 평가하면서 ‘자네는 보다 전략적으로 사고할 필요가 있어.’라고 말했다. 내 친구는 그 말을 듣고 무슨 뜻인지 구체적으로 설명해 달라고 이야기했다. ‘전략적인 사고’를 보강하려면 무엇을 어떻게 해야 하는지, 그리고 어떤 점에서 전략적으로 행동하지 못했는지 등을 구체적으로 설명해 주길 바랐던 것이다.

 

그러나 상사의 대답은 모호하기만 할 뿐, 구체적으로 이해할 수 있는 이야기는 하나도 없었다. 내 친구는 결국 그의 말이 자신을 승진시키지 않은 것에 대한 변명에 불과하다고 결론을 내리고 이전의 업무 방식을 고치지 않았다.    

 

 그 후로도 그는 계속 같은 업무를 담당하고 있었는데, 어느 날 상사가 바뀌게 되었다. 새로운 상사는 그의 업무 실적을 검토한 후 이렇게 말했다.      

 

“자넨 우리 제품이 전시될 상점의 목록만 제출하는데, 그 이상을 생각해야 돼. 좀더 크게 보란 말이야.  고객이 느끼는 문제점의 핵심을 먼저 파악하고, 그 문제의 해결 방안까지 생각해서 내게 알려 주게. 또 경쟁사의 홍보 계획과 목표에 대해서도 알고 있어야만 해. 그들이 목표를 달성하기 위해 어떤 전략으로 공격할 것인지 말이야. 그리고 거기에 대비한 우리의 계획에 대해서도.”   

 

그 말을 들은 친구는 생각했다. ‘아하, 이게 바로 전략적으로 사고한다는 의미구나.’      

 

이번에 그가 받은 피드백은 분명하고 구체적이고 실행 가능했기 때문에, 그는 그 피드백을 충분히 활용할 수 있었다.220쪽

 

*메모를 잘 활용하자

 

-메모는 정보를 전달하는 또다른 방법이다. 자신이 방금 마친 일을 다른 사람이 되풀이해서 하는 것을 막기 위해 혹은 자신이 하고 있는 일을 다른 사람에게 알리는 방법으로 요긴하게 활용될 수 있다./   

 

메모를 돌리는 것은 작업을 공유하는 거이다. 마이크로소프트의 여러 제품팀은 마케팅, 제품 테스트, 프로그래밍 등 각기 전문 분야는 달라도 대체로 비슷한 문제에 직면한다. 따라서 어떤 문제에 관한 좋은 해결 방법을 발견했다면 메모를 통해 다른 사원들에게 알려주고 도움을 주고받을 수 있다.    [...]  

 

 신입사원 두 명이 비슷한 업무를 맡은 적이 있었다. 두 사람 모두가 각자 맡은 업무를 훌륭하게 수행했지만, 한 사람은 자신이 맡은 프로젝트의 현황과 새로 맡게 된 업무를 정리해서 메모를 돌렸고, 한 사람은 돌리지 않았다. 결국 누군가에게 더 많은 기회가 주어졌을까? 팀원들은 업무 현황을 수시로 보고한 사람의 역량을 보다 더 잘 알고 있었고, 기회는 당연히 그에게 주어질 수밖에 없었다. 226쪽

 

#쓸데없는 회의는 과감히 없애라

 

-회의의 목적이 무엇인가? 번거롭게 사람들을 소집하지 않고 전자 우편이나 전화를 통해 시간을 절약하면서 같은 결과를 얻을 수는 없을까? 시간 개념에 철저하면 그만큼 많은 시간을 절약할 수 있다./샬롯 가이맨 부장은 다양한 회의에 초대받는다. 그러나 초대를 받은 모든 회의에 참석하는 것은 아니다. 그녀는 회의를 소집한 사람에게 항상 이렇게 묻는다. “왜 제가 참석해야 하죠? 회의의 목적은 무엇입니까? 다른 사람을 대신 보내도 될까요?     

 

그리고 일단 참석하기로 결정했다면, 미리 회의 주제에 관한 자료를 달라고 요청한다. 또한 구체적인 의제가 있는지 없는지를 반드시 확인하고, 만약 특별한 의제가 없는 회의라면 참석하지 않았다. 이런 식으로 그녀는 회의에 들어가는 시간과 에너지를 30~40% 정도 줄였고, 가능하면 전화나 전자 우편으로 일을 처리했다.

 

* 지루한 회의는 이제 그만! 회의는 자료를 설명하는 시간이 아니다.

 

-자료나 보고서는 회의에 참석하기 전에 누구나 미리 읽어볼 수 있다. 따라서 단순한 자료 설명으로 귀중한 회의 시간을 낭비하지 말자. 회의 시간에는 참석자들의 능력을 최대한 이끌어내어 핵심 사항을 토론하고 새로운 아이디어를 얻어야 한다.

 

* 논쟁거리가 있다면 회의전에 해결하라. - 엉뚱한 논쟁으로 회의 시간을 버리는 일을 방지할 수 있을 것이다.

 

#하품나는 회의는 이제 그만! 회의 시간 120%활용법

 

-좋은 회의는 정보를 전달하고 문제의 해결책을 찾는 이상의 성과를 거둘 수 있다. 서로 소원했던 사람을 단결하게 만들고, 새로운 아이디어를 탄생시키는 장이 될 수도 있기 때문이다. 반면 준비가 부족한 회의는 시간은 시간대로 낭비되고, 최악의 경우 참석자들을 불쾌하게 만들어 이 상황을 더욱 악화시킨다./

 

다음은 회의를 운영할 때 꼭 지켜야 할 사항이다.

 

* 시간을 지켜라.

정시에 시작하고, 일정대로 진행하라. 열 사람이 참석하는 회의를 10분 늦게 시작하면 회사 입장에서는 100분을 낭비하는 것과 마찬가지다. 정해진 시간에 반드시 회의가 시작한다는 사실이 알려지면, 참석자들은 회의 내용을 놓치지 않기 위해 제 시간에 나타날 것이다.

 

* 의제 혹은 주제에서 벗어나지 말라. 원래의 의제에서 벗어나는 회의가 너무 많다.

 

* 회의 결과를 보고할 수 있도록 직접 요점을 정리하거나 다른 사람에게 정리를 부탁하라.

 

* 말할 때 사족을 달지 말라.

예를 들어 “그러니까 당신이 하고자 하는 말은... ”이나, “준비된 내용을 모두 다루기 위해서 이제 화제를 바꾸는 것이 좋을 것 같습니다만... ”과 같은 말은 하지 않는 게 좋다. 정중한 표현이긴 하지만 사실 회의의 진행을 방해하는 발언이다.

 

* 회의에 소극적인 사람들에게 의견 개진을 격려하여 적극적으로 참여하게 하라.

 

* 소그룹 회의에서 졸기란 쉬운 일이 아니다. 회의 참석 인원이 적으면 참석자들이 회의 진행에 무관심해질 수 없다는 것을 명심하라.

 

* 마지막 5분이 중요하다.

회의를 마치기 직전에 약간의 시간을 남겨 전체 회의 내용을 요약하고, 실행 사항의 담당자를 정하고, 또 다음 단계로 진행되어야 할 업무에 대한 동의를 얻어 확정해야 한다.

 

* 회의를 마친 후, 회의에서 약속한 사항은 꼭 실천에 옮겨라.

회의 도중 차후에 질문에 대한 대답을 해 주겠다고 했으면, 그 약속을 꼭 지켜라. 그리고 참석자들이 실행 사항을 예정대로 진행하고 있는지도 확인하라. 또한 결론을 맺지 못한 문제는 반드시 결론을 내야 한다.

 

# 사람들이 제 발로 회의실에 모여들게 하는 법

 

-참석자의 반응을 이끌어내는 조그마한 선물, 간식, 편리한 시간(금요일 오후 6시는 절대 금물이다) 등은 마이크로소프트에서 회의 참석율을 높이기 위해 사용되는 몇 가지 기술이다.

 

# 내용은 간결하게, 그러나 예의바르게

 

-전자 우편은 대부분 아주 간결하게 작성된다. 직접 대면할 때만큼 예의를 갖추지 않을 때도 많고, 필요한 요구 사항만 간단히 입력할 때가 많다. 물론 발신자의 목소리를 들을 수 없고, 얼굴 표정도 볼 수 없고, 보디랭귀지도 통하지 않는다. 그래서 아주 짧게 보낸 메모는 경우에 따라서 명령을 하는 것처럼 느껴질 수도 있다. 모든 면에서 아무리 뛰어나다 할지라도 전자 우편을 사용할 때 제대로 된 예절을 갖추지 않으면 곤란한 일을 겪을 수 있음을 유념하자.

 

상사로부터 ‘최대한 빨리 사무실로 오세요.’라는 전자 우편을 받았다면, 그것만으로는 축하할 일인지 야단맞을 일인지를 전혀 짐작할 수 없는 때가 많다. 누군가의 사무실에 들를 때면 ‘안녕하세요, 오늘은 어때요?’라는 말부터 하는 것이 보통이지만, 전자 우편을 쓸 때에는 그런 인사말을 생략하는 경우가 대부분이다.

 

따라서 전자 우편의  메시지를 작성할 때는 읽는 사람의 입장에서 작성하는 것이 중요하다. 얼굴을 마주하고 목소리를 들으며, 필요하면 중간에 질문을 할 수도 있는 직접적인 대화의 경우보다 더 많은 설명이 필요한 것이다.

 

단순히 ‘사무실로 오세요.’가 아니라 ‘이번 회의 의제를 한번 훑어보고 싶으니 사무실에 들러 주세요’라고 쓰는 게 바람직하다. 또한, 때로는 우습게 보일 수도 있지만, 웃는 얼굴을 표시하는 ‘:)’나 충격을 받은 느낌을 나타내는 ‘:()’을 쓰는 것이 메시지를 보다 편안하고 부담 없게 전달해 주는 수단이 되기도 한다.

246쪽

이어집니다~

 

출처, 네블,인드라의그물